جزوه تایپ شده اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری
سعید احمدی دانشگاه پیام نور سمیرا ملایی کاردانی کارشناسی ارشد رشته حقوق دانشگاه علمی کاربردی جزوه اصول گزارش نویسی
: « » « » :
:
« » « » :
؟
ً ؛ :
) ً ؟
( ً ً ً ً :
» : ؟ «
) ؛ ً ؛ 
« » : :
:
) ) ( )
) : ً علمی مشهور است .نویسندگان گزارش های اداری و فنی نیز، به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل تأیید هستند، لذا بهتر آن است که در مرحله برنامه ریزی و تهیه ی مقدمات از این روش استفاده شود. در صفحات بعد دو واژه ” تحقیق ” و ” گزارش ” به صورت وجوه عام و خاص یک مقوله به کار رفته است .
مراحل روش علمی تحقیق
1) تعریف مسأله به صورت مشخص بر اساس معیار منطقی تعریف
2) طرح مقدماتی تحقیق
3) انتخاب روشی مناسب برای تحقیق
4) جمع آوری اطلاعات و داده ها
5) تحلیل و تفسیر
6) نتیجه گیری بر اساس داده ها و تفسیرها
1) تعریف مسأله
تعریف مسأله باید در عبارتی جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری، دقیق، بدون ابهام و کوتاه بیان شود. تعریف باید جامع و مانع باشد، یعنی همه مصادیق خود را در بر بگیرد و مانع انواع دیگرگردد. مسأله ی مورد گزارش باید به طور مشخص و محدود تعریف شود، در تعریف باید حتی المقدور از کلماتی که قابل مشاهده، محاسبه و اندازه گیری باشد استفاده :
) : ) : ؟ ) : :
– ؟
– ؟
– ؟
– ؟
– ؟
– ؟
ً ) ( )
:
• – • • • ( )
) : ) ) ( )
( )، :
) ( ) ) ( ) ) ) ( ) ) ( )
– ( ) ؟
– ؟
– ؟
– ( ) ؟
– ( ) ( ) ؟
– ؟
) ( )
ً ً ) ً ًً- :
) ) ) ) :
) ) ( ) ) ( ).
) ً ) ( )
ً ً ) مختصر درباره مشکل، یادآوری نکات عمده حقایق به نتیجه گیری کلی و در واقع به اظهار نظر درباره عوامل و موجبات مسأله می پردازد و سپس راه حل های پیشنهادی را برای ارایه در گزارش خود آماده می سازد .
شرح مختصر مرحله یک گزارش نویسی
آنچه که ً :
) ) :
) ) ) ) :
) ؟
) ؟ ( )) ؟ ) ؟
) :
؟ ؟ ؟ ؟ ؟ ؟
: ساختار و سازمان هر گزارش به طور کلی بر سه اصل قرار دارد:
1) هر گزارش باید دارای موضوع، مقدمه، بدنه اصلی ( متن ) و پایان باشد.
موضوع
مقدمه
بدنه اصلی ( متن) پایان
2) هر خواننده گزارش ( گزارشخواه ) ممکن است نتایج و پیشنهادات گزارشگر را بپذیرد یا نپذیرد.
3) نکات و نظریات عمده باید مورد تأکید قرار گیرد.
مقدمه گزارش
با پیشرفت سریع تکنولوژی و پیچیدگی سازمان های تولیدی و خدماتی دیگر این فرصت نیست تا مدیران و جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری مطالب گزارش ها را جزء به جزء، از آغاز تا انجام بخوانند. آن ها انتظار دارند تنظیم کنندگان گزارش های مبسوط، ضمن آوردن مقدمه ای در یک یا دو صفحه، نظری کلی درباره مطلب مورد گزارش ارایه دهند .مقدمه ی گزارش باید به گونه ای آغاز شود که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد، یعنی در همان دو، سه سطر اول بداند موضوع گزارش چیست. برای نیل به این
هدف مقدمه باید با جمله ای آغاز شود که بگوید گزارش درباره چیست و چرا تهیه ی گزارش لازم بوده است.
به طور کلی مقدمه باید سه هدف را دنبال کند:
الف- گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه ای مطرح سازد که برای خواننده – – ( ) :
ً ) ً ً ً ً ؟
) ً ) :
) :
” ” ، ” ” ) :
) :
******** ************** ً ً در چنین حالتی استفاده از الگوی قیاسی مناسب نیست .
2) الگوی استقرایی
ترتیب الگوی استقرایی عکس ترتیب قیاسی است بدین قرار که اول آمار و اطلاعات و حقایق ارایه می شود
،سپس بر پایه آن ها استدلال و نتیجه گیری شده و نهایتاً پیشنهاد و یا راه حل مسأله مورد نظر ارایه می گردد .
شکل زیر نمودار الگوی استقرایی است:
حقایق حقایق حقایق ************* اثبات اثبات ************** نتیجه گیری کلی- پیشنهاد راه حل
مسأله وقت خواننده عاملی است که باید در تهیه گزارش به صورت استقرایی مورد توجه قرار گیرد، خواننده باید با حوصله باشد و با اطلاعات و داده ها آشنا ً ) ً
فهرست مطالب